eLogic ha realizzato per HERA S.p.A., una delle maggiori società multiutility italiane, un sistema web per gestire efficacemente la documentazione prodotta e mantenuta dall’ufficio tecnico responsabile della progettazione delle reti e degli impianti, la loro modifica e manutenzione. La documentazione è costituita da elaborati tecnici di progetto (in particolare file autocad) e da documenti di vario tipo inerenti la gestione organizzativa, tecnica ed economica delle commesse. Attraverso la piattaforma di gestione documentale fornita da eLogic, l’ufficio tecnico è ora in grado di condividere in modo controllato, su un unico sistema informativo, i documenti di lavoro, fornendo a tutti gli operatori un supporto efficace per la loro ricerca e consentendo il controllo dei flussi di attività, delle modifiche e delle approvazioni. La documentazione gestita è raggruppata e classificata secondo attributi descrittivi, su cui si basano anche le ricerche stesse.
Il sistema realizzato gestisce lo storico dei documenti e le loro revisioni successive, garantendo la loro integrità tramite operazioni controllate ed esclusive che prevengono la possibilità di modifiche contemporanee eseguite da più utenti (versioning, check in, check out). Gestisce inoltre il ciclo di vita dei documenti regolandone lo stato di redazione, validazione e approvazione finale, anche attraverso segnalazioni via email alle figure professionali coinvolte nel processo di produzione della documentazione tecnica (gestione workflow).
Di seguito sono elencate le principali funzionalità del sistema:
- archiviazione documenti di qualunque natura (.doc, .pdf, .xls, .dxf, .dwg, .gif, ...)
- gestione di attributi descrittivi del documento
- funzionalità di ricerca avanzata per attributi e full text
- gestione delle utenze e delle politiche di visibilità e modifica dei documenti
- gestione delle versioni dei documenti
- gestione dei collegamenti tra diversi documenti (gestione fascicoli)
- gestione del workflow di approvazione del documento
- gestione delle notifiche via email
- strumenti per il controllo dell'attività di creazione, lettura e modifica dei documenti Il sistema, realizzato in tecnologia Web, è attualmente installato presso HERA e utilizzato da personale di diverse sedi.